2 Grundregeln für den Umgang mit E-Mails

Ich bin begeisterter E-Mail-Nutzer! Und das, obwohl ich inklusive Spam-Mails täglich mehrere Hundert Nachrichten bekomme. Die folgenden Gewohnheiten im Umgang mit Mails sind für mich die wichtigsten Grundregeln, damit die Vorteile dieser Kommunikationsmöglichkeit überwiegen. Auch wenn Ihr E-Mail-Aufkommen nicht so hoch sein sollte, werden Sie davon profitieren.

1. Bearbeiten Sie E-Mails im Block

Beantworten Sie E-Mails nicht einzeln, sondern immer in Zeitblöcken. Je nachdem, wie Ihre Arbeit aussieht, kann das ein Block am Tag sein. Vielleicht müssen es aber auch drei oder mehr Blöcke sein. Der entscheidende Faktor: Lassen Sie sich von Mails nicht ständig unterbrechen, sondern bündeln Sie sie. Mails, die Sie in weniger als zwei Minuten beantworten können, gehen Sie sofort an. Aus den anderen machen Sie eine Aufgabe und planen Sie entsprechend ein.

2. Reduzieren Sie Ihr E-Mail-Aufkommen

Wer weniger Mails bekommt, muss auch weniger beantworten oder bearbeiten. Dafür gibt es mehrere Möglichkeiten:

• Je schneller Sie antworten, desto schneller kommt wieder eine Reaktion. Und schon sind Sie wieder am Zug. Nehmen Sie also die Geschwindigkeit heraus und antworten Sie nicht immer sofort. Schon reduziert sich die Anzahl Ihrer E-Mails.
• Achten Sie außerdem darauf, wie vielen Personen Sie schreiben oder antworten. Je weniger, desto besser. Nehmen Sie nur Personen in den Verteiler, die Ihre Mail unbedingt brauchen.
• Und: Schreiben Sie knappe und präzise E-Mails. Formulieren Sie klar und handlungsorientiert, damit der Empfänger weiß, was Sie von ihm erwarten. Bitten Sie Ihre häufigsten Kontakte, genauso mit Ihnen zu kommunizieren. So sparen Sie sich umständliches Nachfragen.

Überlegen Sie sich: Wem könnten Sie ein konstruktives Feedback geben, damit er seine Mails an Sie so verändert, dass es Ihnen hilft?

Zum Weiterlesen: Kerstin Hack und Christoph Schalk: Arbeitsorganisation. Die Dinge gut geregelt kriegen.