Ich bin begeisterter E-Mail-Nutzer! Und das, obwohl ich inklusive Spam-Mails täglich mehrere Hundert Nachrichten bekomme. Die folgenden Gewohnheiten im Umgang mit Mails sind für mich die wichtigsten Grundregeln, damit die Vorteile dieser Kommunikationsmöglichkeit überwiegen. Auch wenn Ihr E-Mail-Aufkommen nicht so hoch sein sollte, werden Sie davon profitieren.
Beantworten Sie E-Mails nicht einzeln, sondern immer in Zeitblöcken. Je nachdem, wie Ihre Arbeit aussieht, kann das ein Block am Tag sein. Vielleicht müssen es aber auch drei oder mehr Blöcke sein. Der entscheidende Faktor: Lassen Sie sich von Mails nicht ständig unterbrechen, sondern bündeln Sie sie. Mails, die Sie in weniger als zwei Minuten beantworten können, gehen Sie sofort an. Aus den anderen machen Sie eine Aufgabe und planen Sie entsprechend ein.
Wer weniger Mails bekommt, muss auch weniger beantworten oder bearbeiten. Dafür gibt es mehrere Möglichkeiten:
Überlegen Sie sich: Wem könnten Sie ein konstruktives Feedback geben, damit er seine Mails an Sie so verändert, dass es Ihnen hilft?
Zum Weiterlesen: Kerstin Hack und Christoph Schalk: Arbeitsorganisation. Die Dinge gut geregelt kriegen.