Als Führungskraft Freiraum gewinnen

Meine Coach- und Trainer-Kollegin Kerstin Hack aus Berlin hat auf ihrem Blog einen Beitrag veröffentlicht, den ich mit ihrer Genehmigung übernehme, da ich die Idee für äußerst hilfreich halte:

Freiraum gewinnen

Als visionäre Unternehmerin entwickle ich ständig Neues. Das ist auch gut so. Das kleine Problem: Mit den neuen Ideen kommen auch neue Aufgaben – ohne dass die alten Aufgaben sich in Luft auflösen. Da droht die Gefahr von Überlastung.

Selbst wenn man nicht so visionär ist wie ich: Viele Führungskräfte erleben, dass sie so mit aktuellen, dringenden und oft wichtigen Aufgaben zugeschüttet sind, dass ihnen die Zeit für das eigentlich Wichtige, das konzeptionelle und planerische fehlt.

Bei Unternehmenscoach Stefan Merath habe ich einen hilfreichen Weg gefunden, dieses Dilemma zu bewältigen. Er nennt es Shit-List. Da ich Fäkalsprache nicht so mag, heißt die Liste bei mir etwas feiner: Das ist blöd, wenn ich es tue. Oder kurz “Doofkram – Liste”

 So geht´s:

Auf die Shit oder Doofkram-Liste kommt alles

• womit du dir während der Arbeitszeit die Zeit vertreibst, ohne das was dabei rauskommt. Jeder hat ja so seine Strategien, um herausfordernden oder unliebsamen Aufgaben aus dem Weg zu gehen: Mal schnell noch zu Facebook oder in ein Nachrichtenportal oder (zu) lange mit Kollegen reden, oder… das ist mal ok, aber wenn es regelmäßig wertvolle Denk- und Arbeitszeit stiehlt, sollte man überlegen, ob man das beibehalten will.
• Alle Tätigkeiten, die nicht deinen Kernaufgaben gehören und die jemand anderes erledigen könnte. Das können gerade auch die Kleinigkeiten sein, die man als Führungskraft „mal eben“ macht, weil es ja nur ein paar Minuten dauert. Und die – summiert am Ende doch eine Menge Zeit kosten.

Die Liste hat zwei Funktionen: 

• Zum einen erinnert allein durch ihre Anwesenheit daran, dass es Sinn macht, zu überdenken, was man tut.
• Zum zweiten hat man jetzt einen Platz, an dem man Aufgaben, die man gern loswerden will, sammeln kann. Manchmal hat man vielleicht sofort eine Lösung. Manchmal steht ein „blödes Ding“ eine Weile auf der Liste, bevor man weiß, an wen oder wie man es abgeben kann. Auch das ist ok. Kommt Zeit, kommt Idee

Erste Reslultate

Ich führe diese Liste seit Anfang Oktober 2014. Bisher habe ich mich bei einigen Dingen ertappt, die Zeit kosten, ohne, dass sie wirklich etwas bringen. Und übe mich nun darin, diese Dinge zu lassen. Und ich habe schon eine Handvoll Aufgaben gefunden, die ich gut abgeben konnte. Es gab einige, die nur ein paar Minuten pro Woche in Anspruch nahmen wie etwa Überweisungen von Paypal auf das Firmenkonto zu übernehmen. Andere, die aufwändiger waren – wie etwa neue Software zu installieren. Klar kann ich das (naja, nicht immer). Aber es ist weit besser ich gebe das ab und konzentriere mich auf meine wichtigeren Aufgaben. Ich schätze, dass ich bisher eine Stunde Zeit pro Woche freigeräumt habe. Das ist schon mal ein guter Anfang.

Eine ähnliche Liste kann man auch für private Aufgaben machen. Es kann Sinn machen, sich Lebensmittel oder Socken – die gibt es als Abo – liefern zu lassen. Oder manche Aufgaben an Dienstleister zu delegieren, wenn man dadurch mehr Zeit und Freiraum für die Dinge gewinnt, die einem wirklich wichtig sind.

Tipps: Viele weitere Ideen für effiziente Arbeitsorganisation gibt es im gleichnamigen Quadro, das ich zusammen mit Christoph Schalk geschrieben habe.

Und natürlich im Online-Trainingskurs SAM – Seine Arbeit meistern, der dich in drei Monaten mit zwei Mails pro Woche dabei unterstützt, deine Arbeit besser zu strukturieren und gelassener anzugehen.

Kerstin Hack