So behalten Sie Ihre Projekte im Blick

Verlieren Sie bisweilen die Übersicht über Ihre laufenden und anstehenden Projekte? Sie haben alles gut geplant und strukturiert – oder doch nicht?, Aufgaben delegiert und sich an die Umsetzung Ihrer eigenen Aufgaben gemacht – und doch passiert es ab und zu, dass sich ein Projekt nicht so entwickelt, wie es das sollte. Oder Sie es sogar aus den Augen verlieren. Abhilfe finden Sie im Folgenden.

Projekte sind im Grunde genommen eine Serie von Aufgaben, die miteinander verbunden sind und ein gemeinsames Ziel haben. Ein Projekt hat einen klaren Beginn und ein klares Ende, und oft arbeiten mehrere Personen gleichzeitig an einem Projekt.

Gelungene Projekte beginnen mit einem so genannten SMART-Ziel: Das heißt, das Ziel sollte spezifisch, messbar, aktionsorientiert, realistisch und terminiert sein. Zuerst formulieren Sie also ein Ziel, das diesen Kriterien entspricht.

Wenn Sie dann die einzelnen Schritte planen, aber komplizierte Software vermeiden wollen, besorgen Sie sich Haftnotizzettel. Brainstormen Sie (gegebenenfalls gemeinsam mit Ihrem Projektteam), welche Aufgaben zu diesem Projekt gehören und schreiben Sie jede Aufgabe gesondert auf einen Zettel. Kleben Sie die Zettel dann auf einen Flipchartblock oder einen großen Karton, und zwar so, dass die zeitliche Reihenfolge der Aufgaben und ihre inhaltlichen Abhängigkeiten sichtbar werden.

Mit Textmarker können Sie wichtige Meilensteine des Projekts kennzeichnen und Zusammenhänge als Linien oder Pfeile einzeichnen. Wichtig ist auch, dass Sie das Gesamtwerk um eine Zeitleiste ergänzen, damit alle Aufgaben terminiert sind.

Lassen Sie diese Übersicht dort hängen, wo Sie daran arbeiten, damit Ihnen Ihre Aufgaben immer vor Augen sind. Werten Sie regelmäßig aus, wo Sie stehen und welche Fortschritte Sie (mit Ihrem Team) gemacht haben.

Bei kleineren Projekten können Sie ähnlich vorgehen, aber alles als Liste auf ein Blatt Papier reduzieren. Notieren Sie sich auch hier, welche Aufgaben Sie an wen delegiert haben und bis wann Sie Rückmeldung erwarten. Wichtig: Beziehen Sie dieses Blatt in jede Wochenplanung mit ein. Nur so behalten Sie den Überblick.
Überlegen Sie sich:

• Welche Projekte müssen Sie momentan gleichzeitig im Blick behalten?
• Falls noch nicht geschehen: Strukturieren Sie sie wie oben beschrieben.
• Nutzen Sie die Zeit Ihrer nächsten Wochenplanung, um mit einer konsequenten Projektplanung zu beginnen.

Zum Weiterlesen: Kerstin Hack und Christoph Schalk: Arbeitsorganisation. Die Dinge gut geregelt kriegen.