Jeder würde gerne entspannt arbeiten, aber den wenigsten gelingt es. Große Energieräuber sind die Dinge, von denen man denkt: Dies sollte ich eigentlich irgendwann tun. Dieses Magazin sollte ich mal lesen, dieses Rezept mal ausprobieren, diese Studie genauer ansehen. Wir erstellen uns mental eine Liste von selbst gewählten Aufgaben, die immer länger und übersichtlicher wird und uns viel Kraft kostet.
Der erste Tipp zu entspanntem Arbeiten lautet deshalb, diese innere oder schriftliche To-do-Liste durchzugehen und zu überlegen: Was werde ich mit großer Wahrscheinlichkeit nicht tun? Das können Sie dann gleich von der Liste streichen. Dasselbe können Sie mit Terminen machen. Fragen Sie sich: Was ist wirklich wichtig? Und sagen Sie dann die anderen Termine ab. Das entspannt.
Beim Sortieren von Aufgaben können Sie die PAPIER-Strategie anwenden:
- P – Papierkorb (elektronisch oder physisch): Alles, was nicht wirklich wichtig ist, kommt hier rein.
- A – Anderen geben: Aufgaben, die Sie delegieren können, geben Sie gleich mit einer kurzen, klaren Handlungsanweisung an die entsprechende Person weiter.
- P – Planen: Planen Sie, was konkret mit einer Aufgabe zu tun ist. Am besten treffen Sie gleich eine Entscheidung und notieren Sie sich kurz: zurückrufen, überweisen, testen etc. Wenn die Handlung weniger als zwei Minuten beansprucht, erledigen Sie sie sofort.
- I – In die Ablage: Mails oder Unterlagen, mit denen Sie nichts tun müssen, die aber als Referenz wichtig sind, legen Sie ab. Und zwar gleich. Nicht erst wieder in den Stapel legen, sonst müssen Sie das nächste Mal wieder neu überlegen, was damit zu tun ist.
- R – Richtig gemacht: Freuen Sie sich darüber.
Zum Weiterdenken: Fragen Sie sich, bei welchen der sechs Schritte Sie oft inkonsequent sind. Wie könnten Sie in der Umsetzung konsequenter werden? Formulieren Sie konkrete Schritte.
Schreiben Sie sich die Schritte der PAPIER-Strategie auf und üben Sie sie ein. Sie können auch Ihre Finger und Handfläche als Gedächtnisstütze nehmen.
Zum Weiterlesen: Kerstin Hack und Christoph Schalk: Arbeitsorganisation. Die Dinge gut geregelt kriegen.
