Mitarbeiter führen heißt Gespräche führen

Sie sind als Führungskraft für ein Team oder eine Abteilung verantwortlich – und finden Mitarbeitergespräche zeitraubend und lästig? Dann haben Sie möglicherweise noch nicht verstanden, dass Mitarbeiterführung Gesprächsführung ist.

Wie führt man Mitarbeiter? Manche Vorgesetzte haben wohl eher ihre Ziele, Umsätze und Projekte, die es gemeinsam mit dem Team zu erreichen und bearbeiten gilt, vor Augen – und nicht ihre Mitarbeiter. Sie führen nach dem Motto: „Leute, das ist die Arbeit, die zu verteilen ist, also mal ran!“ Im Vordergrund steht die Aufgabenorientierung, nicht die Mitarbeiterorientierung. Und in vielen Fällen dürfte das sogar dem entsprechen, was sich die Firma vorstellt: Ergebnisse erreichen und bloß nicht zu viel dabei reden.

Das ist allerdings kurzsichtig. Menschen sind schließlich keine Roboter. Eine Führungskraft führt keinen Maschinenpark und auch keine Bildschirmarbeitsplätze, sondern Menschen. Es macht das Wesen von Führung aus, Mitarbeiter durch Gespräche zu führen – und nicht per Knopfdruck an einer zentralen Steuerungseinheit, auch wenn das mancher Chef gerne so hätte. Wer nicht mit seinen Mitarbeitern im Gespräch ist, wird seiner Führungsaufgabe nicht gerecht. Er wird auf Dauer mehr Zeit in die Problembewältigung stecken und „Feuerwehr spielen“ müssen, weil wichtige Projekte angebrannt sind. Kommunikations-Know-How gehört deshalb unabdingbar in den Werkzeugkoffer einer Führungskraft.

Jede Nachricht hat vier Seiten

Eine vollständige Nachricht – egal ob im persönlichen Gespräch, am Telefon oder per E-Mail – hat immer vier Seiten: Die Sachseite, die Appellseite, die Beziehungsseite und die Selbstkundgabeseite. Im Alltag und insbesondere im beruflichen Kontext ist unsere Kommunikation aber häufig unvollständig; der „Sender“ lässt oft zwei oder drei Seiten weg und kommuniziert beispielsweise nur auf der Sach- oder der Appellebene. Die Folge: Der Empfänger ergänzt die fehlenden Seiten und interpretiert dabei etwas in die Botschaft hinein, was nicht gesagt wurde.

Sagt der Sender also „Das Fenster ist offen“ (Sachebene), dann könnte ein Empfänger, der besonders sensibel auf der Appellseite ist, hören „Mach das Fenster zu!“. Wenn er dann das Fenster schließt, wundert er sich vielleicht, dass sein Gesprächspartner erstaunt reagiert: „Wieso hast du jetzt das Fenster zugemacht? Ich habe doch nur festgestellt, dass es offen ist. Und ehrlich gesagt, finde ich das gut – mir ist nämlich ziemlich warm.“ Jetzt ergänzt der Sender seine Nachricht auf der Selbstkundgabeseite („Mir ist warm.“), so dass seine Botschaft eindeutiger wird. Genauso gut hätte der Empfänger aber auf der Selbstkundgabeseite die Nachricht selbst spekulativ ergänzen können. Möglicherweise hätte er dann mit „Du bist aber empfindlich!“ reagiert. Oder auf der Beziehungsebene: „Musst du immer an mir herumnörgeln? Gar nichts kann ich dir Recht machen!“ Offen bleibt, was der Sender wirklich gemeint hat. Ging es ihm tatsächlich nur um die Sachebene und eine Feststellung? Oder versteckt er sich hinter der unvollständigen Botschaft, weil er eben nicht sagen will, was er eigentlich vom Gesprächspartner erwartet (Appell), wie er zum anderen steht (Beziehung) oder wie es ihm mit dem offenen Fenster geht (Selbstkundgabe).

Klarheit – vor und während dem Gespräch

In jedem Gespräch sind Sie immer in beiden Rollen: Sender und Empfänger. Das 4-Seiten-Modell der Kommunikation hilft Ihnen dabei, Gespräche so zu gestalten, dass Sie Missverständnisse vermeiden und Konflikten vorbeugen. Bei der Mitarbeiterführung ist es die Grundlage dafür, dass Sie verstanden werden und ihre Mitarbeiter sich verstanden fühlen. Behalten Sie vor und während einem Gespräch folgende Punkte im Blick:

• Sachebene: Wie sehe ich den Sachverhalt? Wie wird ihn der andere vermutlich sehen? Was will ich unbedingt ansprechen?
• Appellebene: Was ist mein Gesprächsziel? Was erwarte ich – und was erwartet der andere vermutlich?
• Beziehungsebene: Wie sehe ich die Beziehung zwischen uns? Und wie sieht der andere sie?
• Selbstkundgabeebene: Welche Gedanken und Gefühle habe ich, wenn ich an das Gespräch denke? Wie wird es dem anderen gehen?

Was noch hilft: Fragen Sie als Empfänger der Botschaft explizit nach, was der andere denkt, was der will, wie es ihm damit geht etc. Wer verstanden werden will, muss zunächst selbst verstehen! Bei wichtigen Gesprächen lohnt es sich auch einmal, ein Gespräch über das Gespräch zu führen (Meta-Kommunikation).