Strukturieren Sie Ihre Umgebung

Wie sieht Ihre Arbeitsumgebung aus? „Das Genie beherrscht das Chaos“, sagt mancher gerne als Entschuldigung für einen unordentlichen, mit Papier, gebrauchten Kaffeetassen und Krimskrams übersäten Schreibtisch. Die Realität aber sieht anders aus. Statt sein Genie für die eigentliche Arbeit einzusetzen, beschäftigt man es mit Nebenschauplätzen.

Mangelnde Ordnung kostet Zeit. Der durchschnittliche Büroangestellte in Deutschland verbringt eine Stunde pro Tag (!) damit, Dinge zu suchen. Diese Zeit könnte und sollte man besser nutzen.

Dazu kommt, dass Dinge, die herumliegen, Zeichen von nicht getroffenen oder noch nicht umgesetzten Entscheidungen sind. Die Frage: „Was soll ich damit tun?“ wurde noch nicht beantwortet oder die Entscheidung noch nicht umgesetzt. Die Dinge klage an: „Du hättest… Du solltest… Du musst noch…“ Das setzt unter Druck und kostet unterschwellig viel Energie. Außerdem verliert man leicht den Überblick und kann nicht mehr gut erkennen, was die wichtigste und zuerst zu erledigende Aufgabe ist.

Ein guter Arbeitsplatz könnte so aussehen:

Ästhetisch: Eine schöne, ordentliche und freundliche Einrichtung, geschmückt mit einigen wenigen, persönlichen, ausdruckstarken Gegenständen. Keine ganze Familiengalerie. Hier ist weniger oft mehr.

Griffbereit: In Griffnähe sind die Dinge, die Sie mehrfach am Tag brauchen. Alles andere verschwindet in aufgeräumten Schubladen oder wird komplett vom Arbeitsplatz entfernt, weil es nichts mit der Arbeit zu tun hat.

Nahe: Gegenstände oder Unterlagen, auf die Sie mehrmals pro Woche zugreifen, sollten in der Nähe Ihres Arbeitsplatzes gelagert sein. Ideal ist es, wenn sie klar und übersichtlich geordnet und gut beschriftet sind.

Archiv: Hierhin gehören die Unterlagen oder Utensilien, die Sie selten oder fast nie brauchen. Das Archiv muss nicht in direkter Umgebung des Arbeitsplatzes sein.

Überlegen Sie sich: Wie viel Zeit verbringen Sie pro Tag mit Suchen? Wie könnte Sie das am effektivsten reduzieren? Wo wollen Sie konkret anfangen?

Nehmen Sie sich die Zeit und räumen Sie Ihren Arbeitsplatz auf. Räumen Sie dazu die Arbeitsfläche komplett leer und „belegen“ Sie sie nur noch mit Dingen, die Sie für Ihre aktuelle Aufgabe brauchen. Sortieren Sie alle anderen Dinge weg. Werfen Sie alles fort, was Sie sicher nicht mehr brauchen.

Freuen Sie sich dann über Ihren aufgeräumten Arbeitsplatz und die dadurch gewonnene Zeit.

Albert Einstein bemerkte einmal: „Wenn ein unordentlicher Schreibtisch einen unordentlichen Geist repräsentiert, was repräsentiert dann ein leerer Schreibtisch?“ Welchen Geist repräsentiert Ihr Schreibtisch?

Zum Weiterlesen: Kerstin Hack und Christoph Schalk: Arbeitsorganisation. Die Dinge gut geregelt kriegen.