Suchen oder Finden?

„Wer Ordnung hält, ist nur zu faul zum Suchen!“ Dieses Sprichwort kennen sie sicher. Nur: Wer fleißig Ordnung hält, spart viel kostbare Arbeits- und Lebenszeit.

Es gibt viele Ordnungs- und Ablagesysteme: für E-Mails, für Akten, Dokumente, Dateien usw. Die meisten davon sind gut durchdacht und hilfreich. Wenn Sie aber noch keinen dieser Ansätze verwenden oder sie Ihnen zu kompliziert sind, möchte ich Ihnen eine Alternative vorstellen.

Ein gutes Ablagesystem zeichnet sich vor allem dadurch aus, dass Dinge jeder Art im Nullkommanichts abgelegt sind. Und dass man trotzdem alles sofort wiederfindet. Am besten gelingt das mit einem konsequent nach dem Alphabet sortierten System: Verzeichnisse auf dem Computer, Aktenordner für Dokumente, Bücher im Regal und Boxen für größeres Material.

Ein Brief vom Kunden Meier wird also im Order K (wie Kunden) und dann unter M (wie Meier) abgeheftet. Mit einer E-Mail von Herrn Meier wird genauso verfahren, nur eben im Verzeichnissystem des Computers.

Größere Projekte mit viel Material (zum Beispiel eine Sammlung von Akten, Büchern und Gegenständen) landen in einer Box. Die Boxen werden mit Projektnamen beschriftet und ebenfalls alphabetisch gestapelt.

Damit alles reibungslos klappt, müssen natürlich für jede Sorte „Material“ passende Sortierhilfen bereitliegen: Ordner, Boxen, Schnellhefter, Heftstreifen, Etiketten, Register, Trennstreifen, Prospekthüllen, abheftbare Aufbewahrungstaschen, selbstklebende Abheftstreifen und ähnliches.

In einer Minute ist alles abgelegt – und noch schneller wieder gefunden.

Und noch ein wesentlicher Ablagetipp: Überlegen Sie sich, bevor Sie etwas ablegen: Werden Sie es jemals wieder brauchen? Wenn nicht – gleich weg damit in die Ablage „Papierkorb“.

Jetzt sind Sie dran! Aller Anfang ist schwer: Nehmen Sie sich mindestens einen Tag Zeit, um Ihr neues Ablagesystem einzurichten. Überlegen Sie vorab, welche Art von Ablagesystem Sie brauchen. Informieren Sie sich im Fachhandel und besorgen sie ausreichend passende Sortierhilfen. Dann legen Sie sorgfältig und überlegt ab. Wenn Sie an dieser Stelle investieren, werden Sie auf lange Sicht belohnt – mit deutlicher Zeitersparnis. Finden statt Suchen wird dann Ihr Motto sein.

Zum Weiterlesen: Kerstin Hack und Christoph Schalk: Arbeitsorganisation. Die Dinge gut geregelt kriegen.