Wie Sie die Informationsflut bewältigen

Ein Gastbeitrag von Kerstin Hack, Berlin (Verlegerin, Autorin, Coach)

Jeden Tag erhalten wir Unmengen an Information. Per Mail, in Zeitschriften, Büchern, Artikeln usw. Vieles davon scheint wichtig und interessant zu sein. Gerade Menschen, die sehr gern lernen, sich Wissen aneignen und sich weiterentwickeln wollen, neigen dazu, sich jede Menge inspirierender Dinge aufzuheben, die potenziell interessant und hilfreich sein könnten. Doch irgendwann ersticken sie in der Flut von Infos und Material. All das theoretisch gute Wissen belastet mehr als es nützt.

Gute Ordnungen und Strukturen sollen uns und dem Leben dienen. Sie stärken uns in unserem Inneren und in unserer Handlungsfähigkeit. Jeder Mensch ist verschieden, braucht deshalb etwas andere Systeme und Strukturen. Ich habe einige Methoden aufgeschrieben, die ich als hilfreich erlebe und die flexibel auf die eigene Situation angewandt werden können.

10 Tipps zur Bewältigung der Informationsflut

1. Nichts Unnötiges behalten

Viele Informationen, die man ablegt, sind leicht und schnell wieder neu zu googeln oder auf andere Art und Weise zu erhalten. Es ist nicht nötig, sie aufzubewahren.

2. Gleich entscheiden

Dinge abzulegen ist oft nur ein Aufschieben der Entscheidung, was man damit machen will. Ich habe bei meiner Ablage ein Schild stehen auf dem steht: „85% der Ablage braucht man nie wieder.“ Die 85% kann man vermeiden, indem man gleich von vorneherein fragt: Wie wahrscheinlich ist es, dass ich mich in der nächsten Zeit oder irgendwann tatsächlich mit der Thematik beschäftige? Wenn es – realistisch betrachtet – eher unwahrscheinlich ist, dann weg damit. (So schön es wäre, in einer idealen Welt mit unbegrenzt Zeit.) Und ich versuche, die 85% gleich von vorneherein zu vermeiden, indem ich gleich entscheide, was ich (nicht) ablege.

3. Wissen ohne Handlung vermeiden

Wissen aufzunehmen, ohne es umzusetzen, ist vergleichbar mit zu viele Kalorien, die man aufnimmt: Statt stärker zu werden, wird man fett und träge. Weniger ist mehr. Es ist sinnvoll, nicht mehr aufzuheben, als man  realistischerweise wirklich lesen, bearbeiten, verarbeiten und umsetzen kann. Es erfordert Entscheidungsenergie, konkret zu überlegen, was man mit einer Information machen will. Das Gehirn findet Entscheidungen anstrengend, ist nach 15 Entscheidungen wirklich platt. Häufig meidet man deshalb die Entscheidung, was man tun will, und legt die Dinge erst mal irgendwo ab. Gute Entscheidungsfragen sind:

• Für welches Ziel/für welchen Zweck brauche ich diese Informtion/Inspiration? (Wenn man die Antwort darauf nicht weiß oder formulieren kann, braucht man die Information wahrscheinlich nicht).
• Was will ich damit tun?
• Was will ich mir merken?
• Was werde ich umsetzen? Wie?

So vorzugehen, ist anstrengender, führt aber zu mehr. Wenn man aus einem Artikel einen Handlungsimpuls oder eine wichtige Information gezogen hat, lohnt es sich oft nicht, den ganzen Artikel aufzuheben. Es reicht, wenn man sich den wichtigen Impuls merkt oder notiert.

4. Eins rein, zwei raus

Egal, ob die Information auf Papier oder digital ankommt und abgelegt wird – wann immer etwas Neues in einer bestimmten Kategorie eintrifft, kommen zwei alte dafür weg. Ein neuer Artikel über Ernährung  – zwei, die nicht mehr wichtig sind, wegwerfen. Zwei, weil die meisten Menschen mehr ansammeln, als ihnen guttut.

5.  Eine Grundstruktur schaffen

Material kann man in unendlich vielen Kategorien und Unterkategorien ordnen. Tom Rath beispielsweise ordnet Wellbeing – also körperliches und seelisches Wohlbefinden nach fünf Kateogrien

• Physisches Wohlbefinden
• Finanzielles Wohlbefinden
• Soziales Wohlbefinden
• Berufliches Wohlbefinden
• Gesellschaftliches Wohlbefinden

Für mich sind die 8 Lebenselemente nach dem Swing-Konzept eine gute Struktur, mein Leben – und die Information, die dazu gehört – zu ordnen.

• Vision und Kreativität
• Ordnung und Struktur
• Produktivität und Sinn
• Feiern und Höhepunkte
• Energie und Lebensfreude
• Beziehungen und Liebe
• Reflexion und Ausrichtung
• Ruhe und Regeneration

Informationen, die man sammelt, kann man in Ordnern, Dateien etc. einer dieser  Kategorien (und ggf. Unterkategorien) zuordnen. Es ist fast egal, welche Grundstruktur man wählt – Hauptsache man wählt eine und hält die gleiche Struktur in allen Bereichen (elektronisch wie physisch) durch.

6. Für alles einen Platz

Häufig entwickelt man eine Reihe von parallelen Systemen und tut sich dann schwer, die Dinge zu finden. Was in Bezug auf physische Ordnung im Haushalt gilt – für jedes Ding nur einen Platz – keine 5 Sammelstellen für Tesa, Stifte, Wäsche usw. – gilt auch für Infos. Konsequent überlegen: Zu welchem Bereich gehört diese Information? – und dann konsequent ablegen. Bei Infos, die ggf. zu mehreren Bereichen gehören, etwa „Kreativität mit der Familie“ (Kreativität/Beziehung) kann in der zweiten Abteilung ein Querverweis gemacht werden.

7. Fokus auf Umsetzung

Leeres Wissen ist Ballast (siehe Punkt 2). Mehr als zwei oder drei Dinge kann man in einem Monat kaum umsetzen. Von daher lohnt es sich zu fragen: Welcher Bereich in meinem Leben erfordert jetzt besondere Aufmerksamkeit? Ich beispielsweise bin vor Kurzem umgezogen. Derzeit stehen Ordnung und Struktur im Mittelpunkt, um für dauerhaftes Wohlbefinden zu sorgen. Hier reaktiviere ich vorhandenes Wissen und suche nach Neuem, um das bestmöglich in Angriff zu nehmen. Und generiere aus dem Wissen zwei oder drei Gewohnheiten, die ich aktiv einübe. Hier kann auch ein regelmäßiger Termin mit sich selbst, in dem man reflektiert, hilfreich sein:

• Welcher Lebensbereich „schwächelt“ gerade und beeeinflusst dadurch meine ganze Lebensqualität?
• Wo finde ich Inspiration, dies zu verbessern?
• Was will ich bis wann konkret umsetzen?
• Welche Gewohnheit will ich einüben?

8.  Für Schönheit sorgen

Ästhetische und gut strukturierte Ablagesyteme und Ordner sorgen nicht nur dafür, dass man die Dinge schneller findet, sondern auch, dass es mehr Freude macht, die abgelegten Artikel und Informationen wieder zur Hand zu nehmen. Gut sortiertes Wissen ist ein wahrer Schatz und darf auch in einer entsprechenden Schatztruhe präsentiert werden.

9. Regelmäßig überprüfen

Es lohnt sich, feste Zeiten einzuräumen, in denen man Informationen, die man gesammelt hat, sichtet. Zum Beispiel sich einmal pro Woche oder pro Monat die Zeit zu nehmen, eine Kategorie zu sichten und durchzusehen. Manchmal entdeckt man alte Schätze neu. Oder spürt beim Durchsehen: Das ist jetzt wichtig.

10. Gelerntes Weitergeben

Alles, was man gelernt hat, bleibt besser im Gedächtnis haften und verankert sich tiefer, wenn man es weitergibt. Nach dem Lesen eines Artikels könnte man sich fragen:

• Wer könnte von diesem Artikel profitieren? Artikel, die man gelesen hat, aber nicht mehr braucht, kann man – versehen mit einem Post-it, warum man sie für wichtig hält, an jemanden anderen weitergeben.
• Wer würde davon profitieren, wenn ich ihm von den Inhalten erzähle? (Wenn gerade niemand da ist, kann man sich selbst auch halblaut erzählen, was man gelernt hat.)
• Wie könnte ich das Gelernte kurz und knapp zusammenfassen und ggf. in einem Blog oder Social Media-Beitrag oder bei Xing, Linked-In, Twitter etc. posten, so dass auch andere davon Gewinn haben?

Wer so mit Informationen umgeht, verhindert Überflutung und gewinnt Umsetzungskraft. Und hat die Dinge um sich und in sich schön geordnet.

Mehr von Kerstin Hack unter http://blog.down-to-earth.de. 

Zum Weiterlesen: Kerstin Hack und Christoph Schalk: Arbeitsorganisation. Die Dinge gut geregelt kriegen.